Da descrição a entrevista: como criar um novo cargo

A criação de cargo nas empresas envolve muito planejamento e organização. Dentre os diversos processos realizados durante essa etapa, está a chamada descrição de cargos, uma ferramenta que contribui para a organização do negócio e se mostra útil na gestão de pessoas. 

No artigo de hoje você vai conhecer mais sobre a descrição de cargos e aprender algumas dicas para realizar esse processo de maneira eficiente e otimizada. 

Continue acompanhando a leitura para saber mais! 

O que é descrição de cargos  

A descrição de cargos vai além de um protocolo dentro da empresa. Graças a esse processo é possível verificar e normatizar as tarefas e responsabilidades das diversas funções de uma instituição, resultando em uma maior organização interna.

Elaborar uma descrição de cargos significa, portanto, formalizar em um documento as atividades, obrigações, responsabilidades e especificidades de um cargo da empresa. 

Cabe ao documento compilar essas informações de forma mais clara e precisa possível, pois, como já comentamos, a descrição de cargos é fundamental para a gestão de pessoas e o desenvolvimento de demais processos no RH.  

De forma simplificada, podemos dizer que a descrição é um processo que visa documentar os eventos que fazem parte da rotina de um cargo, acompanhando as evoluções e mudanças internas. 

Afinal, por ser um processo dinâmico, as informações e o conteúdo do documento devem estar sempre de acordo com os atuais processos de cada cargo. 

A utilização da descrição de cargos

Como você conferiu, a descrição é fundamental para a organização de uma empresa e os andamentos de certos processos de RH. 

Conheça agora algumas aplicações práticas da descrição de cargos: 

• Recrutamento e seleção: o documento de descrição ampara o processo de recrutamento e seleção de candidatos, uma vez que fornece ao recrutador todos as informações necessárias para que ele conheça e cargo e seus requisitos, escolhendo os profissionais mais adequados.  
• Análise de competências: a descrição serve como auxílio para o mapeamento de qualidades e competências dos funcionários. 
• Processo de auditoria: o documento é necessário para a averiguação da ISO 9001, normas que estabelecem a otimização de processos e uma gestão de qualidade.  

Como fazer uma descrição de cargo eficiente

Para fazer da descrição de cargos um processo descomplicado, dinâmico e eficiente para a sua empresa, é importante aprender algumas técnicas. 

A descrição possui início, meio e fim. Portanto, para elaborar um documento completo e auto explicativo, é preciso conhecer as etapas de uma descrição de cargo e como utilizá-las. 

Confira as dicas que separamos para elaborar uma boa descrição e facilitar os processos na sua empresa: 

1 - Estrutura da descrição

Apesar de variar de acordo com a empresa, a descrição possui uma estrutura padrão com alguns dados essenciais, como:

• identificação;
• organograma;
• missão;
• atividades;
• formação acadêmica;
• experiência exigida;
• competências;
• treinamentos obrigatórios.

2 - Elaboração do título

Agora que você já sabe os principais dados que uma descrição precisa ter, é hora de preencher o primeiro item “identificação” e criar um título para a vaga.

Para fins de recrutamento, o nome do cargo deve ser chamativo, porém, não exagerado. O mais indicado é utilizar uma denominação objetiva e descritiva, que esteja de acordo com a hierarquia da empresa.

3 - Definição das competências do cargo

Para estabelecer as competências necessárias para o cargo, você pode fazer uma lista de conhecimentos, habilidades e atitudes que a vaga demanda.  

O conhecimento diz respeito à formação acadêmica e o saber teórico, a habilidade se refere à prática e capacidades do profissional, como comunicação, por exemplo. Já a atitude aborda a postura do colaborador na empresa, como sua pontualidade.

Outra dica para definir as competências do cargo é determinar quais são as expectativas da função e suas necessidades.

4 - Método para a coleta de dados

A captação de outras informações importantes para a descrição de cargo ocorre a partir de três métodos mais comuns, que podem ser utilizados juntos.  

• Observação local: neste recurso os dados são coletados por meio da observação do trabalho na prática. Apesar de ser um método de fácil entendimento, ele demanda tempo e mais recursos. Normalmente utilizado para descrever trabalhos manuais ou funções mais simples e repetitivas.

• Questionário: como o nome já indica, se refere à elaboração de um questionário padrão para ser preenchido pelos colaboradores. Este método é rápido e econômico, mas pode resultar em diversos erros, já que as perguntas são respondidas por profissionais que não conhecem as técnicas de descrição de cargos. Amplamente utilizado em diversos tipos de cargos.   

• Entrevista: nesse método é realizada uma entrevista com um funcionário que ocupa o cargo, sob a orientação do RH. Apesar de ser um processo mais caro, pois demanda um profissional especializado, a entrevista bem estruturada fornece informações precisas e confiáveis. É a técnica mais utilizada entre as empresas.

5 - Identificação das necessidades específicas 

É importante que, durante a elaboração da descrição, o profissional responsável identifique as especificidades do cargo. 

Inserir essas informações torna a descrição mais completa e fácil de ser compreendida. 

Alguns exemplos de especificidades são: condições de trabalho; riscos ocupacionais (se houver); certificações específicas necessárias; responsabilidades e dimensão das tarefas; contato com os clientes. 

6 - Clareza e atualização de informações

Como já abordamos, uma boa descrição é dinâmica, clara e precisa. Portanto, a última dica de hoje é procurar sempre elaborar uma descrição de cargo de fácil compreensão e sem margem para dúvidas e ambiguidades. 

Além disso, o documento deve sempre ser atualizado com as últimas informações do cargo, seguindo as alterações da empresa e mudanças na tecnologia.

Essas foram as dicas de hoje para facilitar o processo de descrição de cargos na sua empresa. 

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