Como fazer a folha de pagamento

O cálculo da folha de pagamento é um processo obrigatório dentro das empresas e deve ser realizado mensalmente, considerando as informações trabalhistas de todos os funcionários. 

Mas apesar da elaboração da folha ser uma atividade rotineira, muitas organizações ainda têm dificuldades e dúvidas durante esse processo. Afinal, o cálculo da folha apresenta diversos detalhes burocráticos que podem exigir uma atenção extra. 

Erros ou desorganização durante este processo podem gerar uma grande dor de cabeça para a empresa, resultando em problemas financeiros, tributários e até trabalhistas. 

Pensando nisso, reunimos hoje algumas dicas para realizar o cálculo da folha de pagamento de forma correta e organizada. Continue acompanhando para saber mais. 

Mas afinal, por que a folha de pagamento é importante? 

A folha de pagamento é um documento elaborado mensalmente por toda empresa, independente do seu porte ou ramo de atividade. Este documento apresenta informações detalhadas sobre o pagamento salarial dos trabalhadores, como salário base, horas extras, adicionais dos mais diversos tipos, comissões, faltas, atrasos, descontos referentes, benefícios, entre muitos outros. 

Outro item importante na folha são as informações referentes a encargos trabalhistas, como, por exemplo, férias, 13º salário, informações previdenciárias e FGTS.

A finalidade deste documento é elaborar o pagamento mensal dos trabalhadores de uma empresa, através do cálculo de vários eventos diferentes até chegar ao valor líquido a ser pago ao colaborador. 

A folha também proporciona o levantamento do valor dos encargos trabalhistas que deverão ser pagos, além de possibilitar a contabilização de valores de forma correta e organizada.

A importância da folha de pagamento vai muito além do cumprimento às legislações trabalhistas. Este documento é benéfico tanto para a empresa quanto para os colaboradores, confira: 

  • Para a empresa: a folha é essencial para o controle financeiro interno, pois ela aponta de forma detalhada os valores que devem ser pagos referente a salários e encargos trabalhistas Este documento também auxilia a empresa a comprovar que fez o cálculo corretamente. Dessa forma, a folha pode ser usada na defesa da empresa em uma eventual reclamatória trabalhista.
  • Para o trabalhador: a folha de pagamento é importante para o trabalhador por diversos aspectos, pois proporciona o acompanhamento dos valores que lhe são pagos mensalmente, além de interferir em outras questões pessoais como aposentadoria e declaração de IRRF.

Como fazer a folha de pagamento?

Para evitar problemas trabalhistas e outros contratempos devido a erros e falhas na folha de pagamento, é preciso ter atenção e elaborar o documento de forma correta. Confira como fazer a folha de pagamento seguindo alguns passos fundamentais:

1 - Dados obrigatórios 

O primeiro passo ao fazer a folha é conferir se todos os dados necessários estão no documento. 

As informações obrigatórias que devem constar na folha de pagamento são: 

  • Dados do empregador;
  • Cargo ou função do colaborador;
  • Descontos como VT, refeição, faltas, atrasos, INSS do colaborador, etc;
  • Número de dias trabalhados;
  • Valor de horas extras e/ou adiantamentos;
  • Salário bruto;
  • Salário líquido.

2 - Controle de admissões e demissões

Ter o controle mensal de profissionais contratados e desligados da empresa é essencial para evitar erros, como o pagamento indevido a um ex-colaborador ou a ausência de um novo funcionário no sistema da folha. 

Dessa forma, antes de começar a fazer a folha é preciso conferir o quadro atual de funcionários, realizando as correções necessárias conforme as mudanças de pessoal.

3 - Categoria do funcionário

Para fazer a folha de pagamento é importante enquadrar o trabalhador na categoria correta, já que existem muitas diferenças entre cada convenção coletiva de trabalho.

4 - Cálculo de horas trabalhadas

O controle de jornada possibilita apurar com exatidão se o trabalhador cumpriu sua jornada contratual ou se realizou horas extras, se tem adicional noturno, faltas ou atrasos.

5 - Atenção aos encargos e descontos

A elaboração da folha deve abranger os encargos, impostos e descontos legais que incidem sobre o valor do salário bruto, como INSS, IRRF, contribuição sindical e benefícios (VT, VR e plano de saúde).

6 - Inclusão do FGTS na folha

O FGTS é um encargo trabalhista e deve ser depositado mensalmente pelo empregador.

Apesar deste fundo não ser um desconto em folha, a informação referente ao depósito do FGTS deve constar na folha de pagamento como forma de registro e segurança ao colaborador. 

7 - Divisão entre salário bruto e líquido

Saber separar o salário bruto do líquido é essencial para realizar os devidos descontos sobre a remuneração do colaborador e garantir o pagamento da quantia correta. 

O salário bruto representa o valor total da remuneração, sem considerar os descontos obrigatórios. Já o salário líquido é o valor que o colaborador receberá no final do mês com os devidos descontos discriminados em folha. 

8 - Escolha do modelo de folha mais adequado

A legislação brasileira não traz nenhuma obrigatoriedade quanto ao modelo da folha de pagamento. Portanto, cabe a cada empresa escolher a melhor maneira para elaborar o documento. 

Mas para organizações com um grande número de colaboradores o mais indicado é investir na automatização da folha e em processos tecnológicos, já que o modelo manual do documento pode exigir mais tempo e esforço do RH, além de ser mais suscetível a erros. 

Contar com a automatização na elaboração da folha de pagamento facilita o acesso às informações por parte da equipe de RH e garante maior segurança e proteção aos documentos. 

Além de considerar todos os passos acima, é importante também que a folha seja elaborada por profissionais de Recursos Humanos capacitados. Afinal, o processo demanda uma série de conhecimentos específicos em RH, leis trabalhistas e contabilidade.

Para eliminar os erros durante a elaboração da folha e otimizar o tempo da equipe interna de RH, muitos gestores optam pela terceirização. 

Dessa forma, uma empresa especializada realiza todo o processamento e cálculo da folha, desempenhando a atividade com máxima precisão e agilidade.  

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