Sistema de controle de ponto: problemas comuns e como resolver

O controle de ponto é uma das atividades mais importantes em uma empresa. Afinal, é através deste registro que o RH pode acompanhar a jornada de trabalho dos colaboradores, identificando os valores devidos a cada funcionário e elaborando a folha de pagamento.

Conforme estipulado no artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), estabelecimentos com mais de 20 colaboradores têm a obrigação de realizar o controle de ponto da equipe. 

Segundo a lei, o registro do ponto pode ser feito de três maneiras diferentes: manual, mecânico ou eletrônico.

De modo geral, o controle de ponto é um sistema que registra dados da jornada de trabalho dos colaboradores, permitindo o acompanhamento da carga horária trabalhada, bem como de horas extras, atrasos, faltas e outras informações importantes para o cálculo da folha de pagamento. 

Por depender da ação humana para fazer o registro das horas, o controle de ponto é suscetível a erros e falhas que podem trazer dificuldades para o setor de RH, além de gerar ações trabalhistas em casos mais graves.

Contudo, com algumas dicas é possível otimizar o uso do controle de ponto, minimizando a incidência de erros e resolvendo grande parte dos impasses no registro e acompanhamento da jornada de trabalho da equipe. 

O sistema de controle de ponto

O sistema de controle de ponto nada mais é do que uma ferramenta para a gestão completa da jornada de todos os colaboradores de uma empresa. 

Através deste sistema é possível registrar todas as informações relacionadas à jornada de trabalho dos funcionários ao longo do mês, como: 

  • horários de entrada e saída da empresa;
  • pausa para almoço;
  • retorno às atividades;
  • horas trabalhadas após o expediente.

Realizar o controle de ponto auxilia o setor de RH na elaboração da folha e reduz erros relativos ao pagamento de horas extras, já que todas as informações referentes à jornada de trabalho dos funcionários estão concentradas em um único sistema.

Como mencionamos, existem três tipos principais de controle de ponto, e cada um funciona de uma forma diferente. A CLT não determina a adoção de um modelo específico, portanto, a escolha do sistema de controle de ponto fica a critério da empresa. 

Confira como funciona cada sistema:

1 - Controle de ponto manual

O ponto manual, ou livro de ponto, é o modelo mais barato encontrado no mercado. Isso porque ele não utiliza nenhum tipo de tecnologia ou sistema eletrônico na marcação das horas. 

Basicamente, o ponto manual é um livro no qual os colaboradores anotam os horários da jornada de trabalho. 

Devido ao baixo custo de implantação, ausência de manutenção e facilidade de uso, o controle de ponto manual pode representar, em um primeiro momento, uma opção vantajosa para a empresa. 

Contudo, esse sistema é bastante suscetível a erros e até mesmo fraudes, já que não existe nenhum controle de segurança, basta anotar os dados no livro e pronto. 

Para evitar o erro de informações, o ponto manual exige um controle rigoroso do setor de RH, tornando praticamente impossível o uso desse modelo em empresas de grande porte e com centenas de colaboradores.

2 - Controle de ponto mecânico

O ponto mecânico, também conhecido como relógio ponto, surgiu como uma alternativa mais moderna ao livro de ponto.

Neste sistema, os colaboradores inserem um cartão nominal na máquina de ponto, que carimba os horários de entrada, pausa para almoço e saída.

Mas por ainda representar um processo manual, o ponto mecânico está sujeito a falhas, como a perda dos cartões ou erros na exportação de dados pelo setor de RH para o cálculo da folha. 

3 - Controle de ponto eletrônico

O controle de ponto eletrônico (REP) é uma opção mais moderna de registro de jornada, e apresenta duas formas de marcação: por cartão de ponto magnético e relógio de ponto biométrico.

O cartão de ponto magnético funciona através da identificação de um código e da captação automática de dados. 

Para registrar os horários, basta aproximar ou inserir o cartão (já cadastrado com os dados de cada funcionário) na máquina, e o leitor fará a captação das informações. 

Contudo, as perdas de cartões e os custos de manutenção do sistema podem acabar gerando um gasto significativo para a empresa. 

Pensando nisso, foi desenvolvido um segundo sistema baseado na identificação biométrica. 

No relógio de ponto biométrico, o registro de horas é feito através da leitura da impressão digital do colaborador, reduzindo as chances de fraudes e trazendo maior praticidade para o dia a dia na organização. 

Mas vale ressaltar que este sistema demanda maiores custos de implementação e manutenção, além de um software específico para a leitura dos dados.

Principais problemas do controle de ponto

Por ser um sistema utilizado por pessoas, o controle de ponto é uma atividade passível de equívocos e falhas. 

Confira os problemas mais comuns que ocorrem durante o registro do ponto e confira dicas para solucionar os impasses:

  • Esquecer de marcar o ponto

O esquecimento do registro do ponto por uma série de motivos é um dos erros mais comuns dentro das empresas. 

A falta desta marcação pode trazer problemas significativos para o RH, como o conflito de informações e a maior dificuldade no cálculo da folha de pagamento, horas extras e adicionais.  

Para evitar os esquecimentos, a empresa pode investir em um sistema eletrônico de ponto com aplicativo para os colaboradores. Assim, os trabalhadores internos e externos podem registrar as horas com maior facilidade, bastando apenas um toque na tela do celular.

  • Marcar o horário errado no ponto

A marcação do horário errado no ponto pode induzir ao pagamento de horas extras e até de adicionais de insalubridade. Isso porque o trabalhador pode indicar erroneamente que ficou na empresa mais tempo do que a jornada de trabalho. 

Para evitar este tipo de problema, a dica é investir em um sistema de controle de ponto modernizado e eletrônico, que realiza a atualização automática das horas, inclusive de mudança de fuso, evitando confusões no momento do registro do ponto.

  • Perder os dados referentes ao ponto

Os dados registrados ao longo do mês pelo controle de ponto são a base para o cálculo da folha e a determinação dos valores devidos aos colaboradores. 

A perda dessas informações durante a transferência para uma planilha ou na coleta dos cartões de ponto pode colocar em risco toda a elaboração da folha e a confiabilidade da análise. 

Por isso, o mais indicado é contar com um controle de ponto eletrônico, que realiza todos os registros de forma automática e segura, evitando perdas de informações ou alterações nos dados. 

Além disso, todas as informações já coletadas ficam registradas no sistema, possibilitando ao RH consultá-las sempre que necessário.

  • Marcar o ponto no lugar de outro funcionário

Apesar de não se tratar de um erro propriamente dito, a marcação de ponto no lugar de outro funcionário pode trazer sérios problemas para a empresa, como perdas financeiras, resultados prejudicados e falta de controle. 

A adoção de um sistema eletrônico de controle de ponto é a melhor alternativa para evitar este tipo de fraude no ambiente de trabalho. 

Isso porque este sistema pode ser equipado com reconhecimento facial e leitura biométrica, dificultando as tentativas de fraude e impedindo que um colaborador registre o ponto no lugar de outro. 

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