Com avanços constantes e cada vez mais rápidos, a tecnologia não só faz parte da rotina pessoal de grande parte da população, mas também está presente no desempenho de funções essenciais dentro das empresas, como a gestão de jornadas, armazenamento de dados e fechamento da folha de pagamento.
Fundamental para o funcionamento eficiente da empresa, o setor de Recursos Humanos tem muito a ganhar com estratégias de automação de processos. Por meio da implementação de plataformas de controle interno e ferramentas de gestão, o setor consegue desenvolver de maneira mais dinâmica e produtiva atividades que, apesar de essenciais, envolvem trabalhos repetitivos e mecânicos.
A automação de demandas centrais que consomem grande parte do período de trabalho dos setores de RH traz benefícios que vão muito além da administração do tempo. Afinal, as atividades envolvem gestão de um grande volume de documentos, entre outros processos burocráticos sujeitos a falhas humanas.
Falhas essas que podem ser extremamente prejudiciais para a relação da empresa com seus funcionários e também sua situação jurídica. Especialmente no que diz respeito a pagamentos, a automação é uma garantia de um processo transparente, seguro e ágil.
Neste artigo, abordamos todas as etapas que envolvem a automatização da folha de pagamento e apontamos as principais vantagens que essa solução traz para a organização da sua empresa.
Adotada por empresas de diversos setores para desempenhar e agilizar funções diárias, a automação de processos consiste na utilização da tecnologia e integração de dados como recurso central para tornar automática tarefas manuais repetitivas, conferindo maior produtividade e eficiência na sua execução.
Além de garantir mais agilidade, a automação é uma solução para reestruturar a organização da empresa, criando espaço para que funcionários tenham maior foco na atividade-fim da organização, desenvolvendo novas estratégias para a consolidação e expansão do negócio.
Com a valorização do capital humano dentro das organizações, o setor de Recursos Humanos tem uma importante posição estratégica dentro das empresas. No entanto, por lidar com funções essencialmente burocráticas, com a administração de um grande volume de documentos na gestão de pagamentos, admissão e demissão de funcionários, solicitações de férias e afastamentos, é muito comum que empresas não aproveitem todo o potencial do seu setor de RH no desenvolvimento de ações efetivas.
Investir na automatização desses processos que demandam tempo e força de trabalho, desobriga profissionais de RH da realização de atividades burocráticas, para que a organização possa desenvolver o potencial competitivo do setor.
A automação já está presente em diversas etapas dos processos de RH, entre elas destacamos:
Uma das principais atividades do setor de RH, a etapa de recrutamento e seleção pode ser muito mais rápida com o auxílio da tecnologia.
Por meio de softwares especializados, é possível filtrar os candidatos que mais se enquadram nas vagas divulgadas, enviar feedbacks automáticos e fazer o acompanhamento de todo o processo de maneira digital. Com os modelos de trabalho em home office e híbrido cada vez mais populares, a automação desses processos permite que a seleção e contratação seja realizada de maneira completamente digital.
Os processos rotineiros do setor de RH envolve um grande volume de documentos importantes como contratos, registros de autorizações e outros dados que precisam ter um armazenamento seguro e, ao mesmo tempo, sejam de fácil acesso para consulta.
Com as soluções em nuvem, o RH garante a conservação de documentos, relatórios e outros dados importantes em um ambiente online, acessível e protegido de danos e perdas.
Através de sistemas de controle de ponto, o departamento consegue ter acesso a jornada de trabalho dos colaboradores, dados importantes para o cálculo de horas devidas ou extras e também para a análise de produtividade geral da equipe.
A gestão da folha de pagamento está entre as funções mais importantes de recursos humanos. Com sistemas automatizados, os cálculos de salários, descontos e benefícios são mais precisos e seguros.
Confira mais detalhes sobre a automatização da folha de pagamento:
A folha de pagamento consiste em um importante documento, emitido mensalmente, onde são registradas informações trabalhistas e financeiras dos colaboradores da empresa. Sua emissão é prevista por lei para todas as empresas que contam com funcionários registrados em regime CLT.
Além de contar com a descrição detalhada dos valores de salário bruto, descontos e benefícios correspondentes ao período do mês trabalhado, este documento também é um comprovante legal sobre o cumprimento das obrigações trabalhistas e fiscais.
Por meio deste documento, o colaborador pode acompanhar informações fundamentais sobre a jornada de trabalho desempenhada e suas contribuições de FGTS e INSS, sendo possível utilizá-lo também como comprovante de renda, e histórico profissional.
Com a automação, os cálculos específicos, que envolvem a aplicação de taxas, descontos e benefícios são realizados de forma automática pelo software, diminuindo a presença de erros no documento, tornando o processo mais ágil e transparente entre as partes. Pelo processo automatizado também é possível realizar o agendamento dos pagamentos, diminuindo a ocorrência de atrasos e demais erros bancários.
Investir na inovação dos processos de recursos humanos é uma estratégia que tem grande impacto na produtividade e crescimento da empresa. Entre as principais vantagens que a automatização da folha de pagamento traz para a companhia estão:
O processamento manual dos pagamentos não é uma tarefa simples, mobiliza grande parte do setor e demanda bastante tempo de trabalho.
Com as soluções de automação, o cálculo e a emissão da folha de pagamento são realizados de forma automática pelo software, otimizando o tempo de trabalho de todo o setor de RH, permitindo que a equipe direcione seu tempo em atividades mais estratégicas para a companhia.
Com o auxílio do software de automação integrado aos sistemas de gestão da empresa, todas as atividades essenciais para o controle de expediente e emissão de pagamentos, podem ser realizadas em uma única plataforma, simplificando os processos burocráticos dessas etapas.
Leia também: Como atingir a eficiência operacional na empresa?
O sistema de gestão fornece dados essenciais que podem ser muito úteis na elaboração de relatórios contábeis mais completos e detalhados.
Por mais organizados que sejam os colaboradores do setor de RH, todo processo manual está suscetível a erros, no entanto, a presença de valores equivocados e informações inconsistentes na folha de pagamento pode resultar em processos e multas.
Através da automação deste processo, todos os cálculos essenciais são realizados pelo software, diminuindo a ocorrência de erros, garantindo à empresa e seus colaboradores o cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias.
Com o menor índice de erros, a emissão automatizada da folha de pagamento facilita os esforços de conformidade com as leis trabalhistas vigentes, tornando o processo dos pagamentos mais transparente, confiável e seguro para empregadores e empregados.
As soluções automatizadas também possibilitam uma gestão mais completa e qualificada, auxiliando na identificação de atividades suspeitas, como solicitações impróprias de reembolso e apontamentos questionáveis de hora extra, evitando a ocorrência de ações fraudulentas dentro da empresa.
A incorporação de sistemas de automação simplificam e agilizam processos internos, diminuindo os custos de contratação de profissionais da área.
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