Entenda o que é a centralização e a descentralização da folha de pagamento

A folha de pagamento envolve o cálculo e o pagamento dos salários, impostos, benefícios e encargos sociais dos funcionários de uma empresa.

Por ser uma demanda crucial, a folha de pagamento precisa de organização eficiente pelo departamento de Recursos Humanos, o qual desempenha inúmeras outras funções.

Diante disso, como uma estratégia para otimizar a demanda da folha de pagamento, é possível optar pela centralização ou pela descentralização.

Neste conteúdo, vamos explicar o que são esses conceitos e quais são as vantagens de cada um. Continue a leitura!

O que é a folha de pagamento

A folha de pagamento, também chamada de holerite, é um documento essencial na relação empregador e empregado.

Esse documento reúne registros detalhados de todos os pagamentos realizados pela organização aos seus colaboradores.

Por reunir informações precisas sobre os rendimentos, as deduções e os benefícios dos colaboradores de uma empresa, a folha de pagamento desempenha ainda outras funções importantes, como:

• Transparência e confiança: a folha de pagamento demonstra com detalhes os valores pagos e descontados dos salários e dos benefícios dos funcionários, gerando mais transparência e confiança nessa relação de trabalho;
• Legalidade e segurança: ela assegura que a organização esteja em dia com as suas obrigações legais, como o recolhimento correto dos impostos e das contribuições sociais, evitando problemas jurídicos;
• Tributação e contabilidade: essencial para calcular os impostos que devem ser retidos dos rendimentos dos colaboradores, a folha orienta o pagamento como o Imposto de Renda e o INSS, por exemplo;
• Benefícios e incentivos: mais do que os salários, esse documento também registra outros benefícios que a empresa oferece aos seus funcionários, como gratificações, horas extras, vale-transporte e vale-alimentação;
• Gestão e economia: a empresa pode acompanhar e gerenciar os gastos com os seus colaboradores, auxiliando na administração financeira da empresa.

Existe diferença entre folha de ponto e folha de pagamento?

Os termos folha de pagamento e folha de ponto, muitas vezes, são confundidos por terem representações muito próximas na área de RH. Entenda a diferença entre as duas.

Folha de ponto

A folha de ponto é um documento entregue todo mês aos funcionários e descreve todos os horários de trabalho efetuados pelo colaborador no mês.

Na maioria das empresas, são impressas duas vias da folha de ponto, uma cópia é entregue ao colaborador e a outra permanece com o setor de RH.

Em relação à folha ponto, é importante considerar a obrigatoriedade do controle da jornada de trabalho, que precisa acontecer nas organizações com mais de 20 funcionários.

Essa obrigação está prevista no artigo 74 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). 

Folha de pagamento

Já a folha de pagamento, como adiantamos, registra com detalhes os ganhos e descontos.

Portanto, diferente da folha de ponto, a folha de pagamento inclui informações sobre salário, benefícios, impostos e outras deduções, enquanto a folha de ponto foca na presença dos colaboradores e horas trabalhadas.

Desse modo, ambos os documentos desempenham funções complementares na gestão de pessoas de uma empresa.

Qual é a regulamentação vigente sobre a remuneração dos colaboradores?

As leis trabalhistas brasileiras dizem respeito à folha de pagamento, principalmente quando o assunto são os descontos.

Esses descontos em folha de pagamento, realizados diretamente nos salários, são regulamentados pela CLT, legislação previdenciária, INSS (contribuição para previdência social) e Imposto de Renda retido na fonte pagadora.

O Decreto 3.048/99, no artigo 225, inciso I, parágrafo 9º, cria a obrigatoriedade das empresas em emitir a folha de pagamento. O artigo diz que as organizações precisam elaborar uma folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço e manter uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos em cada estabelecimento.

O parágrafo 9° complementa que a folha de pagamento deve:

• Conter o nome dos segurados, indicando cargo, função ou serviço prestado;
• Agrupar os segurados por categoria: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual;
• Destacar o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
• Destacar as parcelas integrantes e não integrantes da remuneração e os descontos legais;
• Indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

E a centralização da folha de pagamento, como funciona?

A centralização da folha de pagamento possibilita que essa tarefa seja gerenciada em uma mesma plataforma. Com isso, os envolvidos na emissão da folha de pagamento seguirão os mesmos processos.

Esse acompanhamento também garante um controle mais efetivo das informações, a identificação de fraudes e também a inserção de dados com mais rapidez.

Optar por um único sistema também facilita o acesso das informações presentes na folha, o que diminui muito o tempo gasto na busca por dados específicos.

Outra vantagem da centralização da folha de pagamento é a unificação dos dados.

Todas as despesas, incluindo os salários, benefícios, custos gerais, e outros, ficam disponíveis no mesmo local, facilitando o acesso a essas quantias financeiras. A centralização da folha de pagamento também proporciona a visualização da quantidade de funcionários que uma organização possui, por exemplo.

Gerar relatórios pelo departamento de Recursos Humanos também fica mais fácil, além de diminuir a ocorrência de erros.

Ou seja, a automação de fluxos de trabalho são consolidados com um sistema centralizado de folha de pagamento.

Mas e a folha de pagamento descentralizada?

Ao contrário da folha de pagamento centralizada, a descentralização é uma forma de gerenciar a folha de pagamento de funcionários que atuam em diferentes países ou regiões. Esse gerenciamento acontece sem existir a necessidade de criar uma entidade legal ou uma equipe centralizada para essa demanda em cada local.

Portanto, a descentralização proporciona a redução de custos operacionais e administrativos, uma vez que a empresa pode contratar fornecedores locais que já conhecem as leis e regulamentos de cada país.

Outro benefício é que essas equipes podem resolver problemas rapidamente e adaptar-se às mudanças nas condições do mercado.

Mas escolher a descentralização pode levar a alguns problemas.

A falta de padronização e integração de processos, a dificuldade de controle e supervisão da folha de pagamento global são alguns exemplos desses problemas.

Como agilizar o processamento da folha de pagamento

Agora que você já sabe o que é a folha de pagamento e compreendeu o que é a descentralização e a centralização da folha, vamos explicar como esse processo pode ser agilizado nas empresas.

O serviço de processamento e folha de pagamento é uma alternativa para isso e consiste em contratar uma consultoria especializada para realizar as tarefas relacionadas ao pagamento dos colaboradores.

Quando uma empresa contrata esse serviço, é de responsabilidade da empresa contratada coletar e organizar os dados do ponto, fazer os cálculos, descontar os impostos e outros encargos, e emitir os comprovantes de pagamento.

As vantagens dessa terceirização passam pela redução de custos, a otimização do tempo do setor interno de RH, a segurança jurídica e a qualidade do serviço.

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