Dicas para fazer um fechamento da folha de pagamento mais eficiente

A eficiência é essencial para diversos processos dentro de empresas e em relação à folha de pagamento não poderia ser diferente.

Isto é, a folha de pagamento é uma demanda recorrente e que envolve a conferência de diversos dados diferentes para ser executada corretamente.

Existe, portanto, para as organizações, o desafio constante de transformar essa tarefa rotineira em um processamento otimizado que economiza tempo e recursos.

Neste conteúdo vamos explicar como isso é possível com algumas dicas. Continue a leitura!

O que é a folha de pagamento

A folha de pagamento é um documento que conta com um demonstrativo dos pagamentos efetuados aos funcionários de uma empresa. Ela inclui o salário, deduções, tributos, contribuições ao INSS e FGTS, além de benefícios concedidos ou valores descontados pela empresa.

De acordo com o Artigo 225 do Decreto 3048/1999, a emissão da folha de pagamento é um dever jurídico de todas as organizações.

Diante disso, esse documento, além de ser obrigatório, promove a transparência e a confiança na relação entre a empresa e os colaboradores.

As informações inseridas também possibilitam um controle da gestão orçamentária. Assim, é possível direcionar melhor os recursos da empresa para aqueles setores que precisam de mais atenção.

Para a emissão da folha de pagamento a empresa precisa:

Todos os dias:

• Controlar e ajustar, de todos os colaboradores, as horas-extras e faltas;
• Conferir o banco de horas;
• Conferir as marcações no ponto de acordo com os horários cumpridos pelos funcionários;
• Checar e enviar retornos de afastamentos ao eSocial.

Sempre que ocorrer:

• Acrescentar atestados, vales, adiantamentos e valores de convênios;
• Originar CAGED e emitir contratos de admissão;
• Aplicar suspensões e advertências;
• Calcular férias, rescisão e emitir a documentação.

Antes de concluir a folha:

• Lançamento e verificação mensal de serviços médicos e convênios com valores detalhadamente apurados;
• Cálculo, revisão e exportação do benefício de vale-alimentação para a folha de pagamento;
• Exportação dos registros de ponto para inclusão na folha de pagamento;
• Cálculo, verificação e exportação de convênios e serviços para integrar a folha de pagamento.

No momento de encerramento:

• Cálculo integral da folha de pagamento;
• Revisão minuciosa dos lançamentos;
• Verificação de pensões, gratificações, contribuições e convênios;
• Importação ou lançamento das notas fiscais;
• Conferência detalhada do encerramento e dos cálculos de INSS e IRRF;
• Geração da GFIP para recolhimento e conferência do FGTS;
• Transmissão dos eventos mensais do eSocial (S-1200/S-1210/S-1250/S-1260/S-1280);
• Encerramento dos eventos periódicos do eSocial (S-1299);
• Acompanhamento do retorno de INSS, IRRF e FGTS no eSocial;
• Verificação e conclusão da DCTFWeb;
• Revisão mensal do CAGED;
• Envio do arquivo de pagamento ao banco;
• Elaboração da integração contábil;
• Criação de provisões para férias e 13º salário;
• Emissão do relatório de férias para programação do mês.

Critérios essenciais na folha de pagamento, conforme estabelecido pelo artigo 225 do decreto 3048/1999 (inciso I e § 9º):

• Detalhes do empregador;
• Informações do empregado, com especificação do cargo, função ou serviço prestado;
• Registro dos descontos realizados, como contribuição sindical, INSS, vales, FGTS, entre outros;
• Valores referentes a horas extras e adiantamentos;
• Número total de dias trabalhados;
• Montantes brutos e líquidos do salário;
• Identificação explícita das seguradas em licença-maternidade;
• Agrupamento dos segurados por categoria, incluindo empregados, trabalhadores avulsos, contribuintes individuais e contratados por prazo determinado;
• Indicação do número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

Mas como fazer o fechamento da folha mais eficiente?

Agora que já relembramos o conceito de folha de pagamento e listamos as etapas que precisam ser cumpridas durante o fechamento e critérios essenciais, confira algumas dicas de como cumprir algumas etapas cruciais.

1 - Priorize a organização dos documentos com antecedência

Como mencionamos, a folha de pagamento envolve diversos cálculos e um processo intenso de organizar informações sobre os colaboradores. Por isso, para que não aconteçam problemas, a equipe de Recursos Humanos precisa se organizar com antecedência para reunir todos esses dados.

Nesse sentido, adotar versões digitais dos documentos é uma boa maneira de ter fácil acesso a eles e não ocupar muito tempo na procura de versões físicas.

Adotar sistemas de gestão online podem auxiliar nisso também.

2 - Acompanhe o ponto eletrônico durante todo o mês, não somente perto do fechamento da folha

A conferência da folha ponto exige muita atenção e por ser uma etapa repetitiva, ela pode levar horas de trabalho caso fique para a última hora.

Diante disso, para que não sejam inseridas informações erradas e que essa conferência não atrapalhe a emissão da folha de pagamento, o ponto deve ser acompanhado de perto durante todo o mês.

Ao invés de conferir as horas do funcionário uma vez por mês, por exemplo, faça isso semanalmente.

3 - Atenção para o pagamento correto das verbas trabalhistas

Além de afetarem de forma negativa a imagem da empresa, processos trabalhistas também podem representar custos elevados que impactam o orçamento de uma organização.

Sendo assim, o pagamento das verbas trabalhistas deve ser prioridade, uma vez que a falta dele pode gerar condenações por parte da Justiça do Trabalho.

4 - Diferencie salário bruto do salário líquido

Para fechar a folha de pagamento, os profissionais envolvidos nessa tarefa devem compreender a diferença entre o salário bruto e o líquido.

O salário bruto é a remuneração total acordada entre a empresa e o colaborador, sem deduções.

Já o salário líquido, por sua vez, é a quantia que o colaborador efetivamente recebe após todos os descontos legais e contratuais serem aplicados.

Entre os descontos, estão:

• INSS (conforme faixa salarial);
• IRRF (conforme faixa salarial);
• Vale-transporte (até 6% do salário-base);
• Vale-alimentação (até 20% do salário-base, o que depende de contrato de trabalho e convenções coletivas).

Lembre-se: o cálculo do salário líquido a partir do bruto considera as alíquotas do INSS e do Imposto de Renda, que são progressivas e variam conforme a faixa salarial. 

5 - Realize os pagamentos para a mesma data

Algumas empresas optam por programar o pagamento do salário em datas diferentes, muitas vezes por conta de um acordo feito com o próprio colaborador.

Apesar desse comportamento ser benéfico para o funcionário em algumas situações, não contar com um padrão pode atrapalhar todo o processo de fechamento da folha de pagamento.

Dessa maneira, uma dica para evitar problemas, é definir uma única data para realização dos pagamentos. Isso facilita a automatização da etapa de pagamento e evita a necessidade de conferências em dias diferentes.

6 - Preste atenção na classificação dos funcionários segundo os seus cargos

As categorias profissionais possuem as suas Convenções Coletivas de Trabalhos (CCT), que têm regras específicas e devem ser respeitadas pelas empresas.

Além de respeitar as CCTs, as empresas podem utilizar sistemas de gestão de RH que facilitem o mapeamento de competências e a progressão de carreira dos funcionários. Isso não só reforça a conformidade com as normativas legais, mas também promove um ambiente de trabalho onde o crescimento e o desenvolvimento profissional são incentivados.

Implementar programas de treinamentos que estejam alinhados com as exigências de cada cargo resulta em uma força de trabalho mais qualificada e engajada, o que é muito vantajoso para as equipes.

A valorização das habilidades e a clareza na trajetória profissional fortalecem a cultura organizacional.

7 - Invista em um ambiente de trabalho receptivo e aberto à comunicação

Outra dica que não está ligada diretamente com a folha de pagamento, mas diz respeito a gastos com demissões, por exemplo, é investir em um ambiente de trabalho transparente e receptivo.

Investir em um ambiente de trabalho que promova a comunicação aberta e a transparência não apenas melhora o rendimento das equipes, mas também pode ter um impacto direto na redução de custos associados a demissões.

Um ambiente acolhedor onde os funcionários se sentem valorizados e ouvidos pode aumentar a retenção de talentos e diminuir a rotatividade.

Nesse sentido, os gestores devem ser abertos e estar disponíveis para discussões, criando uma relação fortalecida com os funcionários.

Essa relação também se constrói através de feedbacks regulares, momentos esses que os colaboradores possam expressar suas opiniões e sugestões de forma construtiva.

Contrate um serviço de processamento e cálculo de folha de pagamento

Como demonstramos ao longo desse conteúdo, a folha de pagamento requer muita atenção e cuidado para que não ocorram erros.

Entretanto, existe uma solução para essa demanda que reduz custos e libera o departamento de RH para focar no desenvolvimento e integração dos funcionários da empresa.

Essa solução é o processamento e cálculo da folha de pagamento, um serviço que é oferecido pela RH Center.

Há 27 anos nós facilitamos a rotina de organizações com o uso de ferramentas e inteligência de processos com tecnologia de ponta.

Fazemos isso para entregar as melhores respostas em gestão de cálculo da folha de pagamento, gestão de benefícios e controle de ponto.

Ao contratar esse serviço da RH Center, a sua empresa irá usufruir de:

• Migração dos dados sobre os funcionários, preservando a integridade das informações;
• Controle total de benefícios;
• Revisão dos recolhimentos de tributos sociais e previdenciários;
• Controle de registro de ponto;
• Documentação digital de procedimentos e rotinas;
• Processo admissional, desde o recebimento dos documentos dos colaboradores até a integração deles em nossos sistemas e portais;
• Dashboard de indicadores que compõem o painel de indicadores e demonstram como estão os gastos operacionais com análise por centros, custo e gestores.

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