Tudo que você precisa saber sobre o eSocial
19 de fev. de 2020

Tudo que você precisa saber sobre o eSocial

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é uma das obrigatoriedades para os empregadores e trata-se de um programa do Governo Federal, instituído pelo Decreto n.º 8.373, de 11 de dezembro de 2014.

Ele entrou em vigor no ano de 2018, e a partir de então coleta informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias em um Ambiente Nacional Virtual. 

Esse armazenamento visa organizar e recolher dados com facilidade e impacta muitos processos de empresas e em especial o setor de Recursos Humanos.  

Mas, apesar de ter entrado em vigor em 2018, a ideia que deu origem ao eSocial veio muito antes, em meados de janeiro de 2007 com o Decreto 6.022. Na época, o chamado SPED — Sistema Público de Escrituração Digital, foi criado, sendo considerado o precursor do eSocial.

Mas você sabe, de fato, o que é esse sistema de registro, para que ele serve e como funciona? 

Vamos nos aprofundar sobre esse tema no artigo de hoje. 

Boa leitura! 

O que é o eSocial?

Instituído em 2014 pelo Decreto n.º 8373, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas — também nomeado de eSocial — é uma plataforma informatizada do Governo Federal criada para viabilizar, facilitar e unificar a gestão das informações relativas aos trabalhadores, como vínculo empregatício, contribuições previdenciárias, holerite, dados sobre o FGTS e muito mais. 

Todas as informações contidas no sistema eSocial são protegidas por sigilo, garantindo o direito à privacidade dos funcionários.

O projeto do eSocial surgiu a partir de uma iniciativa conjunta do Governo Federal com diversos órgãos e entidades do país, como Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério do Trabalho, Secretaria da Receita Federal do Brasil e Caixa Econômica Federal. 

Algumas obrigações já foram substituídas pelo eSocial. São elas: 

  • Livro de Registro de Empregado (LRE);
  • Folha de Pagamento;
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • Guia da Previdência Social (GPS);
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Quadro horário de trabalho;
  • Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
  • Comunicação de Dispensa (CD);
  • Comunicação do Acidente de Trabalho (CAT);
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).

Existe ainda a intenção de substituir outras obrigações futuramente: 

  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Guia Recolhimento do FGTS (GRF) e Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF). 

Para que serve o eSocial?

O eSocial auxilia no cumprimento e entrega das obrigações trabalhistas, jurídicas, fiscais e previdenciárias dos empregadores brasileiros (pessoa física e jurídica) perante o Governo, simplificando e agrupando as informações de forma prática e eficiente.

O sistema do eSocial visa revolucionar a forma com que os empregadores de todo o país repassam informações referentes aos vínculos empregatícios e rotina laboral de colaboradores, estagiários e terceirizados. Uma vez que a plataforma online do eSocial diminui a burocracia da prestação de contas e elimina a entrega de formulários e declarações em papel.

Como o eSocial funciona?

Na prática, as empresas deverão enviar regularmente e de maneira digital todos os dados necessários à plataforma online do eSocial. 

Todas as informações coletadas compõem um único banco de dados com assuntos referentes às obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias de cada empregador. 

O eSocial integra o Comitê Gestor, formado pela Secretaria da Receita Federal do Brasil, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho. Ele é responsável, entre outras atribuições, por zelar pelos princípios do eSocial, que são eles:

  • Dar maior efetividade à fruição dos direitos fundamentais trabalhistas e previdenciários dos trabalhadores;
  • Racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações previstas na legislação pátria, relativa à cada matéria;
  • Eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas obrigadas;
  • Aprimorar a qualidade das informações referentes às relações de trabalho, previdenciárias e fiscais; e
  • Conferir tratamento diferenciado às ME/EPP.

Para facilitar a organização e o envio de informações, o Comitê Gestor classificou os eventos do eSocial em três tipos: de Tabelas, Periódicos e Não Periódicos. Todos eles são formados por grupos conhecidos como os “Ss”, com prazos de envios distintos:

Os "Eventos de Tabelas do Empregador" são o primeiro conjunto de informações que precisam ser enviadas ao eSocial. 

Um exemplo disso é o S-1000, onde são fornecidos os dados cadastrais, alíquotas e outras informações necessárias para preencher e validar os demais eventos do eSocial. Essas informações também são usadas para calcular as contribuições.

Os eventos de tabelas são importantes para verificar a validade dos eventos não periódicos e periódicos. As informações das tabelas do empregador são essenciais para receber os eventos corretamente e calcular os valores devidos com precisão. É importante ficar atento aos períodos de validade dessas informações.

  • S-1000 – Informações do Empregador/ Contribuinte/Órgão Público;
  • S-1005 - Tabela de estabelecimentos, obras ou unidades de órgãos públicos;
  • S-1010 – Tabela de Rubricas;
  • S-1020 – Tabela de Lotações Tributárias;
  • S-1070 - Tabela de Processos Administrativos/Judiciais.

Eventos não periódicos

Eventos não periódicos são aqueles que não têm uma data específica para ocorrer. 

Eles acontecem quando algo importante acontece na relação entre a empresa e o empregado, afetando os direitos e deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais. 

Resumidamente, são as informações que surgem da relação legal entre o trabalhador e o empregador ao longo do tempo em que trabalham juntos.

  • S-2190 – Admissão de Trabalhador - Registro Preliminar;
  • S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador;
  • S-2205 – Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador;
  • S-2206 – Alteração de Contrato de Trabalho/Relação Estatutária;
  • S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
  • S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador;
  • S-2230 – Afastamento Temporário;
  • S-2231 – Cessão/Exercício em outro Órgão;
  • S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho – Agentes Nocivos;
  • S-2298 – Reintegração/Outros Provimentos;
  • S-2299 – Desligamento;
  • S-2300 – Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário (início);
  • S-2306 – Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário - alteração contratual;
  • S-2399 – Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário (término);
  • S-2400 – Cadastro de Benefícios Previdenciários;
  • S-2405 – Alteração de Dados Cadastrais do Beneficiário - Entes Públicos;
  • S-2410 – Cadastro de Benefícios Ente Público;
  • S-2416 – Alteração do Cadastro de Benefícios – Entes Públicos
  • S-2418 – Reativação de Benefícios;
  • S-2420 – Cadastro de Benefícios - Entes Públicos - Término;S-2500 – Processo Trabalhista;
  • S-2501 – Informações dos Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista;
  • S-3000 – Exclusão de Eventos;
  • S-3500 – Exclusão de Eventos – Processo Trabalhista.

Eventos periódicos

Eventos periódicos acontecem regularmente em intervalos de tempo específicos. 

Eles consistem em informações sobre a folha de pagamento e também envolvem a apuração de outros eventos que geram contribuições previdenciárias, como, por exemplo, os relacionados à venda de produtos rurais por pessoas físicas. 

Abaixo estão alguns exemplos desses eventos:

  • S-1200 – Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social;
  • S-1202 – Remuneração de servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social;
  • S-1207 – Benefícios - Entes públicos;
  • S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho;
  • S-1260 – Comercialização da Produção Rural Pessoa Física;
  • S-1270 – Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários;
  • S-1280 – Informações Complementares aos Eventos Periódicos;
  • S-1298 – Reabertura dos Eventos Periódicos;
  • S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos.

As fases e os grupos do eSocial 

Foram criados também pelo Comitê Gestor os grupos e as fases do eSocial, para que as empresas enviem suas informações sem que aconteça a sobrecarga no envio de todos esses milhares de dados. 

São os grupos:

  • Grupo 1: Grandes empresas – aquelas com faturamento superior a R$ 78 milhões;
  • Grupo 2: Demais empresas – aquelas com faturamento inferior a R$ 78 milhões em 2016, exceto empresas optantes pelo Simples Nacional;
  • Grupo 3: Empregadores optantes pelo Simples Nacional, Empregadores Pessoa Física (exceto doméstico), Produtor Rural PF e entidades sem fins lucrativos;
  • Grupo 4: Órgãos públicos e organizações internacionais;

Além da divisão por grupos, o eSocial também se orienta por meio de fases, que irão determinar quais eventos enviar e em que período:

  • Fase 1: Eventos de Tabela;
  • Fase 2: Eventos Não Periódicos;
  • Fase 3: Eventos Periódicos;
  • Fase 4: Substituição da GFIP pela DCTFWeb;
  • Fase 5: Eventos de SST.

Quais empresas são obrigadas a aderir ao sistema eSocial?

O envio das informações por meio do eSocial é obrigatório para todas as empresas brasileiras, até mesmo as optantes pelo Simples Nacional, microempreendedor individual com funcionários (MEI), produtor rural, pessoa física, entidades sem fins lucrativos, órgãos públicos e todo profissional que contratar prestador de serviço (pessoa física ou jurídica), e que possua obrigação trabalhista, tributária ou previdenciária. 

Quais os benefícios do eSocial? 

A utilização do eSocial traz diversas vantagens para os empregadores. Conheça algumas delas: 

  • Segurança e transparência

A implantação do eSocial torna mais difícil a fraude de informações e o acesso aos dados privados dos trabalhadores. O ambiente online é de fácil acesso e mantém tudo organizado. Além disso, o eSocial garante que os direitos das empresas e dos trabalhadores seja cumprido. 

  • Praticidade e modernização

Antes do eSocial o preenchimento e envio de informações dos trabalhadores eram feitos de maneira manual, com a utilização de formulários escritos. Mas com a chegada do sistema todos os dados são enviados digitalmente, tornando a comunicação entre empregadores e governo mais simples e efetiva. 

  • Centralização das informações

O processo antigo de envio de dados ao longo do mês e para diferentes órgãos foi deixado de lado com a implementação do eSocial. Agora os documentos são enviados uma única vez para o sistema, e a partir daí, o eSocial encaminha as informações para os departamentos responsáveis. 

  • Backup de dados

O eSocial funciona como uma cópia de segurança que armazena os dados das empresas. Portanto, em casos de perda de documentos, governo e empresa poderão recorrer ao eSocial para recuperar as informações. 

Atenção para as próximas substituições do eSocial

Assim que as etapas de fases e grupos chegarem ao fim, ainda restarão algumas substituições a serem feitas pelo eSocial. 

A partir dos eventos de SST, as novas mudanças passam a valer para todos os grupos ao mesmo tempo. 

O cronograma previsto para as implantações atualizado é: 

  • DARF IRRF da Folha gerada pela DCTFWeb: 1º de maio de 2023;
  • GRF e GRRF FGTS via FGTS Digital: 1º de janeiro de 2024;
  • DIRF: 1º de janeiro de 2024. 

O eSocial também recebe Processos Trabalhistas 

Desde o dia 1º abril de 2023 o eSocial começou a receber informações relativas a processos trabalhistas. 

Novos eventos foram criados para decisões condenatórias ou homologatórias proferidas pela Justiça do Trabalho: um para envio de informações da reclamatória, outro para valores de contribuição. 

Agora que você já conheceu um pouco mais sobre o eSocial, é hora de garantir o cumprimento de todas as obrigações do sistema. E para otimizar o tempo das suas atividades, reduzir gastos e garantir a eficiência no envio de informações, conte com a RH Center.

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