Além de ser uma das responsabilidades mais importantes dentro do departamento de Recursos Humanos, a folha de pagamento representa uma atividade extremamente complexa e burocrática.
Segundo a pesquisa do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), as empresas consomem cerca de 1,5% de seu faturamento anual com estruturas de tecnologia e recursos humanos para lidar com a burocracia tributária.
Além disso, o IBPT estima que uma média de 30 novas regras ou atualizações tributárias são alteradas no país a cada dia. Dessa forma, a cada instante, novas normas devem ser seguidas ou consideradas na hora de realizar o cálculo dos impostos no Brasil.
Neste cenário, qual é o papel do Recursos Humanos? O que os profissionais de RH precisam saber para otimizar a elaboração da folha no dia a dia?
Confira o que todo profissional de Recursos Humanos precisa saber em relação à folha de pagamento:
1. Gerenciamento estratégico da folha
Para garantir o bom andamento dos processos envolvidos na folha de pagamento, o primeiro aspecto a ser trabalhado pelo setor de RH é a estrutura de cargos e salários para orientar a gestão de pessoas da organização.
Esta estrutura representa um conjunto de normas internas que determinam a posição de cada profissional dentro da empresa.
De acordo com estas normas, é possível realizar o pagamento dos salários com base nos cargos ocupados por cada colaborador e nas variáveis que incidem sobre a remuneração final, como os benefícios (FGTS e INSS) e adicionais (horas extras e adicionais noturnos e de insalubridade).
Este controle mais detalhado permite ao profissional de RH identificar com exatidão quantos colaboradores existem em cada função e quais as variáveis em cada caso, facilitando o cálculo mensal da folha de pagamento.
2. Erros que devem ser evitados
Quando a folha de pagamento não é automatizada, é normal que ocorram alguns deslizes e falhas decorrentes do trabalho humano. Afinal, a quantidade de informações e dados que incidem sobre este documento é bastante grande.
E um dos erros mais comuns durante o cálculo da folha é o pagamento indevido, como o vale-transporte para um funcionário de férias, por exemplo.
Esta situação pode aumentar as despesas mensais da organização, e nem sempre pode ser totalmente revertida.
Outro erro que deve ser evitado ocorre durante o processamento da rescisão de um contrato de trabalho. Isso porque o processo pode gerar uma indenização maior do que a devida ou menor, o que resulta em falta de verba e até ações na justiça trabalhista.
3. Atenção ao eSocial
A chegada do eSocial, em 2018, afetou diretamente a elaboração da folha de pagamento dentro das rotinas de Recursos Humanos, pois o sistema do governo federal exige o preenchimento e encaminhamento de centenas de informações à plataforma.
Dados que não eram obrigatórios, como informações pessoais e dados sobre estagiários e dependentes, passaram a ser com o eSocial. E caso estas informações não sejam repassadas, a empresa pode sofrer com multas e penalidades.
Além da obrigatoriedade na comunicação de todas as informações, o eSocial também altera a rotina de entregas no RH.
Agora, mudanças na folha de pagamento devem ser comunicadas com maior agilidade. A admissão de um novo colaborador, por exemplo, deve ser enviada até o final do dia que antecede o início das atividades do profissional.
Já no caso de acidentes de trabalho, o Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT) deve ser encaminhado ao eSocial até o dia útil seguinte ao ocorrido, mas se houver morte, a comunicação deve ser imediata.
4. Reoneração da folha
Em vigor desde 2011, a desoneração da folha de pagamento reduz os encargos trabalhistas e permite que as empresas substituam a contribuição previdenciária de 20% sobre o salário dos empregados por uma alíquota de 1% a 4,5% sobre a receita bruta.
A desoneração da folha, que beneficia 17 setores da economia que mais geram empregos, como a construção civil, a indústria têxtil e de proteína animal, o transporte rodoviário, entre outros, estava prevista para acabar no final de 2021, fazendo com que as empresas voltem a pagar mais tributos para o governo e impactando diretamente o orçamento do setor de gestão de pessoas.
Contudo, a proposta que prorroga a desoneração foi aprovada pelo Senado, e as empresas vão continuar pagando menos tributos na folha de pagamento até 2023.
Considerando o grande impacto que a desoneração da folha gera no orçamento das empresas e na gestão de pessoal, o setor de Recursos Humanos deve sempre estar atento às legislações vigentes e mudanças na lei para que a gestão das atividades do RH, como a elaboração da folha, sejam realizadas com máxima eficiência e conforme as normas em vigor.
5. Software de gestão
A automatização da folha por meio de softwares específicos reduz o índice de falhas humanas e otimiza todo o processo de cálculo e elaboração do documento, garantindo mais tempo livre para os gestores de RH focarem em atividades mais estratégicas para a empresa.
No entanto, a escolha do parceiro ideal deve ser feita com cautela. Pois, como vimos, a folha de pagamento envolve uma série de processos, responsabilidades e burocracias.
Na hora de contratar uma solução para folha de pagamento, é preciso considerar uma série de aspectos, como o histórico do fornecedor, o processo de implantação, a proteção de dados, a capacidade de atualizações do sistema, entre outros.
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