Gerenciar a folha de pagamento e todas as suas etapas é um dos processos mais complexos e sensíveis de uma empresa. Isso porque esse documento representa a remuneração dos funcionários, o cumprimento das obrigações legais e a transparência das relações trabalhistas.
Nesse sentido, é essencial que a folha de pagamento seja feita com precisão, agilidade e segurança.
Mas por uma série de motivos, desde falta de recursos ou incompreensão da importância do gerenciamento da folha de pagamento, muitas empresas ainda usam soluções antiquadas, burocráticas ou ineficazes para esse trabalho.
E essas soluções podem comprometer a qualidade, a produtividade e a competitividade da organização.
Contudo, existe um movimento crescente de adoção de soluções mais avançadas e inteligentes para gerenciar a folha de pagamento e neste artigo, vamos analisar quais são as razões que levam as empresas a mudar suas soluções de folha de pagamento.
Nos aprofundaremos nas novidades tecnológicas da área que estão facilitando esse processo e quais são as vantagens de usar um software baseado na nuvem, inteligência artificial e automação de tarefas.
Antes de falarmos sobre as novidades tecnológicas que dizem respeito ao gerenciamento da folha de pagamento, é importante resgatar o que é esse documento e como ele impacta uma empresa e seus funcionários.
A folha de pagamento é um documento que registra as informações trabalhistas e financeiras dos colaboradores de uma empresa. Ela é emitida todo mês e mostra o valor do salário bruto, dos descontos e dos benefícios de cada funcionário. Além disso, a folha serve como comprovante de renda e histórico profissional.
A folha é uma obrigação legal das empresas, que devem seguir as normas e leis trabalhistas na sua elaboração.
Portanto, qualquer erro ou inconsistência na folha de pagamento pode gerar multas, processos ou descontentamento dos colaboradores. Por isso, é fundamental que a sua emissão seja feita com muita atenção aos detalhes.
Por conter o salário e outras deduções, a folha conta com cálculos matemáticos, conhecimentos contábeis e fiscais, e dados relativos à jornada de trabalho de cada colaborador.
Principalmente nas empresas que possuem inúmeras equipes, a gestão pode optar por terceirizar esse serviço ou contar com um sistema de gestão especializado. Essas soluções facilitam o trabalho do departamento pessoal ou de RH, que poderá focar em outras atividades essenciais para a empresa. É sobre a terceirização que vamos falar melhor a seguir.
A terceirização da folha de pagamento é uma prática que consiste em contratar uma empresa especializada para realizar as tarefas relacionadas ao pagamento dos colaboradores de uma organização.
É a empresa contratada que ficará responsável por coletar os dados do ponto, fazer os cálculos, descontar os impostos e outros encargos, e emitir os comprovantes de pagamento.
Os benefícios da terceirização são diversos, que passam pela redução de custos, a otimização do tempo do setor interno de RH, a segurança jurídica e a qualidade do serviço.
Ao delegar essa demanda para uma empresa terceirizada, a organização pode focar no seu negócio principal e nos seus objetivos estratégicos, sem se preocupar com as questões burocráticas e complexas da folha de pagamento.
Os benefícios da terceirização são diversos e incluem a redução de custos, a otimização do tempo do setor interno de RH, a segurança jurídica e a qualidade do serviço.
Ao delegar essa demanda para uma empresa terceirizada, a organização pode focar no seu negócio principal e nos seus objetivos estratégicos, sem se preocupar com as questões burocráticas e complexas da folha de pagamento.
A terceirização da folha de pagamento também é uma forma de acompanhar as mudanças tecnológicas que estão impactando a gestão dessa área.
Com a implantação do eSocial, por exemplo, as empresas precisam se adaptar às novas exigências legais e fiscais, que demandam um sistema informatizado e atualizado.
Muitas empresas terceirizadas disponibilizam um software de qualidade, que integra as informações da folha de pagamento com o eSocial e outros órgãos.
Quando falamos sobre as mudanças na forma como as empresas estão lidando com a demanda da folha de pagamento, estamos nos referindo a um processo mais amplo de modernização do RH.
Citamos a terceirização, que é um exemplo disso, mas existem outros movimentos recentes que também exemplificam essa nova reestruturação organizacional das empresas.
Uma pesquisa realizada pela empresa Techware no final de 2022 com executivos das áreas de RH, DP, Financeiro e TI de grandes e médias empresas, demonstrou os seguintes pontos que justificam a troca da solução de suas folhas atualmente:
O uso da nuvem em RH é uma prática que consiste em armazenar e acessar os dados e programas do setor em servidores online, sem a necessidade de uma infraestrutura própria.
Isso permite que o RH tenha mais agilidade, eficiência e economia nos seus processos, além de facilitar o trabalho remoto e a integração das equipes.
Essa iniciativa traz vantagens como a segurança, a mobilidade, a gestão de talentos e a produtividade. Com a nuvem, o RH pode proteger as informações dos colaboradores contra ataques ou vazamentos, acessar os arquivos de qualquer lugar e dispositivo, acompanhar o desempenho e o desenvolvimento dos funcionários, e utilizar ferramentas modernas como, por exemplo, o próprio eSocial, inteligência artificial e a automação de tarefas.
Segundo a definição do dicionário da Universidade de Cambridge, “Inteligência Artificial (IA) é o termo relacionado ao desenvolvimento de sistemas de computador capazes de realizar tarefas que exigem inteligência humana, como percepção visual, reconhecimento de fala, tomada de decisão e tradução de idiomas”.
Esses sistemas podem processar e analisar grandes volumes de dados, sejam eles estruturados ou não, e gerar soluções inteligentes para diversos problemas e comandos.
No contexto do RH, a IA pode ser uma ferramenta poderosa para otimizar os processos de gestão de pessoas e melhorar os resultados da organização.
Ao utilizar a IA, o RH pode automatizar tarefas repetitivas e burocráticas, como a triagem e a análise de currículos, e se dedicar a atividades mais estratégicas e humanas, como o desenvolvimento, integração dos colaboradores e recepção dos novos funcionários.
Mais do que isso, a Inteligência Artificial também é uma ferramenta interessante para a tomada de decisões baseadas em dados. Por meio dela, é possível obter indicadores relevantes sobre o desempenho, a satisfação e a retenção dos funcionários, bem como sobre o retorno sobre o investimento (ROI) das ações de RH.
Dessa forma, esse uso é uma tendência que veio para ficar e que traz inúmeros benefícios para as organizações que a adotam.
A automação de processos no RH é uma forma de utilizar a tecnologia para simplificar e agilizar as atividades do setor de gestão de pessoas. Com a automação, o RH pode reduzir o trabalho manual e aumentar a produtividade.
Existem diversas áreas do RH que podem se beneficiar da automação, como:
Como demonstramos no decorrer deste artigo, são inúmeras as possibilidades de ferramentas e processos que podem ser usados no RH para otimizar o tempo do setor e diminuir falhas.
Uma delas, como explicamos, é a terceirização do processamento da folha de pagamento, uma das rotinas mais importantes da gestão de pessoas.
A RH Center oferece essa solução, com inteligência de processos e tecnologia de ponta. Essa é uma alternativa segura e econômica que inclui a administração de benefícios e também controle de ponto.
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