Internalização x terceirização da folha de pagamento: vantagens e desvantagens

A folha de pagamento é o principal relatório de todas as informações trabalhistas de cada funcionário. Diante disso, muitos empreendedores se questionam sobre as vantagens e desvantagens de internalizar ou terceirizar a folha de pagamento, que representa um dos principais gastos de uma empresa.

Elaborada mensalmente por profissionais especializados, a folha de pagamento exige um alto nível de conhecimento para evitar erros. Assim, se gerenciada incorretamente, pode gerar multas e atrasos nas obrigações fiscais. Por isso, muitos gestores optam pela terceirização da folha de pagamento para evitar problemas e gastos inesperados.

Dependendo do porte e da quantidade de funcionários da empresa, terceirizar a folha de pagamento é a melhor opção para realizar procedimentos complexos que envolvem grandes quantias.

Quando ocorre a terceirização, a responsabilidade da empresa contratante se restringe basicamente ao repasse de informações para a prestadora de serviço. Já a prestadora responsabiliza-se por todos os outros processos mensais, como admissões, rescisões, férias, cálculo da folha, fechamento de encargos, contabilização, dentre outros. 

Saiba mais sobre os benefícios de cada modalidade:

Internalização da folha de pagamento: vantagens e desvantagens

A internalização da folha de pagamento, também conhecida como “insourcing”, é quando a empresa investe em processos internos para cumprir as obrigações mensais de cálculo e gerenciamento dos gastos com pessoal.

Para isso, é preciso seguir as normas e leis trabalhistas e previdenciárias, o que exige conhecimento desses processos por parte dos empresários.

Confira as vantagens de elaborar internamente a folha de pagamento: 

  • A utilização de um sistema de folha de pagamento próprio pode facilitar a integração com outros sistemas de gestão da empresa, facilitando assim a compilação e consulta de dados;
  • A alta gestão da empresa pode ter acesso mais rápido as informações;
  • Dados confidenciais da empresa são mantidos internamente.

No entanto, essa modalidade apresenta algumas desvantagens, como o alto custo para aquisição e manutenção de um sistema de folha de pagamento. 

Além do sistema, o empreendedor precisa ter conhecimento da área ou contratar colaboradores especializados e muito bem treinados para realizar o gerenciamento dos processos. 

Outro ponto importante que o empreendedor deve levar em consideração é em caso de uma eventual ausência da pessoa responsável pela folha (afastamentos por maternidade, atestados, doença, férias, etc.), a realização das tarefas diárias pode ser prejudicada.

Assim, ao optar pela internalização da folha de pagamento, a empresa precisa levar em consideração os gastos com sistemas, estrutura tecnológica e treinamento de funcionários capacitados de acordo com o porte da organização.

Terceirização da folha de pagamento: vantagens e desvantagens

A terceirização da folha de pagamento também é conhecida como “outsourcing”, uma modalidade que utiliza profissionais ou empresas externas especializadas em recursos humanos e gestão financeira.

Com isso, a empresa terceiriza atividades operacionais com alto custo e que demandam muito tempo dos profissionais internos.

A maior vantagem da terceirização de serviços é melhorar a gestão dos processos por meio de uma solução prática e eficiente. Dessa forma, a empresa pode se concentrar em sua atividade principal e economizar recursos.

Conheça outras vantagens:

  • Aumento da eficiência na elaboração da folha de pagamento;
  • A folha de pagamento passa a ser elaborada por profissionais especializados e com amplo conhecimento na área;
  • A gestão do processo é feita por profissionais que acompanham de perto as mudanças na legislação do setor e podem antecipar as soluções fiscais;
  • Utilização de um sistema seguro e confiável, referência no mercado;
  • Gestores possuem acesso rápido as informações de suas equipes;
  • Colaboradores têm acesso a informações pessoais, recibos, cartões ponto, etc;
  • Otimização dos processos internos, que passam a ser realizados por uma empresa contratada;
  • Redução de custos operacionais.

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