A folha de pagamento é uma das principais funções do setor de recursos humanos ou financeiro e representa grande parte dos gastos de uma empresa. Por isso, é preciso ter profissionais especialistas na área e que estejam sempre atualizados com relação a mudanças nas leis trabalhistas, impostos e aspectos jurídicos.
A elaboração da folha de pagamento é uma atividade complexa e os funcionários devem estar atentos as mudanças legais, encargos, controle de frequência, gestão dos benefícios fornecidos pela empresa, demissões inesperadas e contratações de emergência que possam influenciar no fluxo de trabalho. Uma gestão ineficiente do setor de recursos humanos pode prejudicar a empresa em vários aspectos, desde processos trabalhistas até mesmo quebra no caixa.
A folha de pagamento é o principal relatório mensal com todas as informações e atividades trabalhistas de cada funcionário. Com função operacional, contábil e fiscal, é usada para demonstrar o salário bruto e o líquido, com as descrições de tudo o que o funcionário recebeu no mês e os descontos que foram realizados pela empresa.
A elaboração da folha de pagamento e do holerite, que é o recibo de pagamento, é obrigatória para todas as empresas e deve ser feita com as informações individuais de cada funcionário. Por isso, é comum que a organização tenha um setor de contabilidade e recursos humanos para realizar o cálculo correto dos valores de acordo com a lei. Outra opção é terceirizar esse serviço para uma empresa especializada apenas nesta área.
O cálculo da folha de pagamento não é uma tarefa simples e exige um conhecimento especializado em recursos humanos, leis trabalhistas e cálculos. Além disso, a empresa também é responsável por organizar e armazenar as informações e movimentações financeiras entre a própria empresa, o funcionário e o governo, e documentos obrigatórios que podem impactar na aposentadoria desses colaboradores..
A folha de pagamento é a soma de todos os registros financeiros de um funcionário e contém as informações sobre salários, vencimentos, descontos e bônus. Assim, é dividida em duas partes: proventos, que são as remunerações variáveis como horas extras e adicionais, e os descontos, entre eles INSS, benefícios, faltas e contribuição sindical.
Os valores e itens a serem pagos dependem do acordo firmado entre a empresa e o funcionário, mas alguns são obrigatórios por lei, como os encargos sociais. Além disso, cada empresa tem seu próprio modelo de elaboração da folha de pagamento de acordo com as suas necessidades. Porém, a folha de pagamento deve ser baseada em algumas informações fundamentais:
Como já dissemos, a elaboração da folha de pagamento envolve aspectos legislativos, jurídicos e contábeis que podem causar gastos imprevistos para a empresa, como multas, indenizações e outros. Por isso, é preciso ter uma equipe de profissionais organizados e que conheçam em detalhes os impostos e leis trabalhistas.
Assim, um dos principais erros que as empresas cometem ao gerar a folha de pagamento é fazer os cálculos errados. Isso pode acontecer quando as contas são feitas manualmente ou se o funcionário não souber os critérios de horas extras, ausências e adicionais, por exemplo. Por isso, é preciso ter um planejamento de gastos e garantir que os profissionais tenham todo o conhecimento necessário para realizar a função.
Além disso, por mais que a maioria dos gastos sejam mensais, é preciso ter um planejamento que inclua as rotinas eventuais, como rescisão e férias, e as anuais, como 13º salário e impostos. Os gastos extras, como adicionais noturnos, de insalubridade, periculosidade, horas-extras, auxílio-maternidade e outros, também demandam atenção redobrada.
Para evitar erros que podem prejudicar a saúde financeira da empresa, a melhor saída é terceirizar os serviços de recursos humanos e garantir que as atividades sejam elaboradas por profissionais especializados. Confira algumas vantagens de terceirizar a folha de pagamento da sua empresa:
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