Folha de pagamento online: como funciona e quais são as vantagens?

A folha de pagamento online nada mais é que a forma digital de fazer o controle sobre os valores que devem ser pagos aos colaboradores. 

É possível fazer o gerenciamento através de uma planilha no computador, mas esse tipo de folha de pagamento online não é o mais prático. Afinal, mesmo que os dados estejam em um único sistema, você ainda terá que preenchê-los todo mês.

Já um software de gestão de folha de pagamento online é muito mais vantajoso. Também conhecido como Business Process Outsourcing (BPO), a Terceirização de Processos de Negócios oferece otimização nos cálculos remuneratórios, segurança, diminui o risco de possíveis erros manuais e perda de informações importantes.

O precisa ter na folha de pagamento online?

Assim como a folha de pagamento comum, a folha online deve ter todos os dados que são obrigatórios por lei, como tipo de contrato, nome do colaborador, número da carteira de trabalho por tempo de serviço e previdência social, dados da empresa, cargo ou função, número de dias trabalhados, valor salarial bruto e líquido.

Os descontos também precisam estar presentes na folha de pagamento online. Os principais são:

  • Seguro saúde e odontológico;
  • Vale transporte e refeição;
  • Convênios com academias, instituições de ensino etc.;
  • Recolhimento das contribuições ao Instituto Nacional de Seguro Social (INSS);
  • Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
  • Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).

E o BPO da folha de pagamento, como funciona?

O BPO é um facilitador para sua equipe interna. A RH Center, por exemplo, oferece esse tipo de serviço com garantia de redução de custos operacionais, assessoria jurídica permanente, seguro para as operações de cálculo e uma equipe bem qualificada e experiente em folha de pagamento online.

Nossa terceirização da gestão de folha de pagamento é flexível, dessa forma, a empresa pode customizar conforme as necessidades. Contudo, seja qual for a utilização do BPO, a RH Center conta com inteligência e tecnologia de ponta para entregar a melhor solução.

Para a segurança do BPO de folha de pagamento online, nos baseamos nos protocolos internacionais de segurança da informação como General Data Protection Regulation (GDPR) e Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

5 vantagens desse sistema digital 

1. Registro de dados em tempo real

Os sistemas de gestão da folha de pagamento online sempre estão atualizados. Por isso, é muito mais fácil que a equipe de RH e os próprios colaboradores acompanhem possíveis mudanças no salário ou qualquer outro tipo de alteração. 

2. Redução de custos e erros

Ao fazer a folha de pagamento online por meio de um BPO, a organização utiliza seus recursos de forma estratégica, sem gastar com processos manuais que envolvem custos como contratação, capacitação e encargos trabalhistas.

Inclusive, na folha de pagamento comum, não é raro que aconteçam atrasos e erros que podem gerar problemas trabalhistas e multas. Essas despesas podem ser inesperadas e até prejudiciais para a empresa além da questão financeira, já que a credibilidade também é afetada. 

Um provedor de BPO reduz esses riscos a praticamente zero porque o processamento da folha de pagamento online é feito com precisão por especialistas no assunto, os processos são automatizados e a tecnologia é uma grande aliada.

3. Proteção de dados e alinhamento jurídico

Os serviços de BPO garantem para as empresas que todas as informações referentes à folha de pagamento permanecerão protegidas. É por isso que a RH Center valoriza tanto a LGDP. 

Outro ponto importante é estar de acordo com a legislação. O artigo 225 do Decreto nº 3.048/99 estabelece as obrigações e especifica as etapas de cálculo dos salários no primeiro e segundo itens que devem constar numa folha de pagamento online. Confira:

Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

4. Agilidade na execução dos serviços

A elaboração da folha de pagamento precisa ser feita mensalmente. Sem a ajuda de recursos tecnológicos, esse processo tende a ser mais demorado, pois também é necessário fazer a validação dos dados.

O BPO vem para solucionar e otimizar esse tempo, já que o processamento da folha de pagamento online é feito de maneira rápida.

5. Aumento da produtividade do setor de RH

É comum que a equipe de RH fique sobrecarregada com a rotina. Tarefas complexas e burocráticas tomam um tempo que poderia ser destinado a fins mais importantes. 

Terceirizar a folha de pagamento online para uma empresa especializada, seu time interno consegue liberar a agenda para focar em outras demandas e contribuir para o crescimento da organização. 

BPO e folha de pagamento online é com a RH Center!

Com anos de experiência de mercado e uma equipe de profissionais qualificados e treinados, a RH Center cuida mensalmente de centenas de milhões de reais em cálculo de folha de pagamento para empresas nacionais e multinacionais. 

Entre em contato com nossos consultores e conheça todas as vantagens do nosso BPO de folha de pagamento online!


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