Um dos maiores bens de qualquer empresa são os seus colaboradores. Para garantir um elo de confiança com eles, a organização da folha de pagamento deve estar entre as prioridades dos gestores.
Afinal, esse é um dos custos fixos mais importantes para manter as equipes motivadas. Erros nesta questão podem levar a descontrole financeiro e passivos trabalhistas, além de inviabilizar a operação.
Esse cuidado também é fundamental para garantir a saúde financeira da empresa e sua competitividade no mercado. No entanto, nem sempre é fácil lidar com o fluxo de pagamentos, especialmente quando essa demanda é interna.
É preciso lidar com uma lista enorme de situações a serem levadas em consideração: banco de horas, férias, 13º salário…
Com certeza! Apesar de muitos gestores ainda lidarem com todos esses detalhes de forma manual, já existem diversas alternativas para auxiliar o departamento de Recursos Humanos.
Além de tornarem o processo mais fácil, essas decisões também são fundamentais para evitar erros que coloquem a reputação da empresa em risco.
Para te auxiliar nessas questões, preparamos algumas dicas sobre a otimização da folha de pagamento. Confira!
O primeiro passo para otimizar a folha de pagamento é criar uma rotina de captação e organização das informações mais importantes para a folha de pagamento, especialmente os dados dos colaboradores.
Também é primordial incluir todos os benefícios listados, especialmente os que são obrigatórios como 13º salário, INSS, FGTS, férias, adicional de insalubridade, adicional noturno, hora extra, etc.
É fundamental que eles estejam na folha de pagamento para não acarretar problemas junto ao Ministério do Trabalho.
Atrasos no pagamento podem colocar em risco toda a relação de confiança que a empresa construiu com os seus colaboradores. Portanto, não confie na própria memória!
Para evitar esquecimentos, programe os pagamentos de forma a tornar essa ação mais efetiva e pouco suscetível a erros.
Outro cuidado para evitar problemas no fluxo de pagamentos é ter um controle assertivo das horas trabalhadas. Isso é essencial para garantir que a quantia paga seja fiel ao que foi acordado!
Para isso, o controle do ponto exerce uma função primordial! Ele é obrigatório a todas as empresas que têm mais de dez funcionários, sendo que o registro pode ser feito de forma mecânica, eletrônica ou digital.
A mais indicada é a digital, que pode ser integrada a outras ferramentas e favorece a geração de relatórios de forma mais assertiva, além de ser mais fácil também para o colaborador.
Os pagamentos adicionais, como as horas extras, podem representar um grande custo para a empresa, especialmente se não forem controladas.
Por isso, o ideal é desestimular a prática e considerá-la uma exceção em casos realmente necessários e com a prévia autorização dos gestores.
Atualmente, existem muitas facilidades propiciadas pela tecnologia. Nunca foi tão simples tornar alguns processos mais ágeis a partir de um cronograma bem estabelecido e do uso de softwares de automação.
Para que todas as questões que envolvem a folha de pagamento não se tornem uma demanda exaustiva e traga problemas para a empresa, uma alternativa eficiente é a terceirização.
Além de reduzir os custos operacionais, investir na contratação de uma empresa especializada em folha de pagamento ajudará os gestores a se dedicarem ao que realmente importa: o seu negócio!
Com ampla experiência de mercado, a equipe de especialistas da RH Center realiza desde processos administrativos referentes à folha, como processamento e cálculo, apuração de encargos trabalhistas, administração das informações do eSocial, controle de ponto e benefícios, até a gestão completa do departamento pessoal.
A terceirização de folha de pagamento da RH Center ainda oferece cobertura de seguro para todos os cálculos, implementação de baixo custo, flexibilidade na customização, controle de ponto dos funcionários sem REP, atuação conforme as leis de segurança da informação e muitos outros benefícios.
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